O que é escritório virtual e como ele pode ajudar a sua empresa?

escritorio virtual

Há décadas o progresso da tecnologia vem mudando o formato dos escritórios e a forma como trabalhamos. Da máquina de escrever aos laptops, passando pelos aparelhos de fax e copiadoras, os espaços de trabalho enfrentaram uma série de transformações, chegando a um momento onde o próprio conceito de escritório evoluiu  e as relações de trabalho se tornaram mais flexíveis.

 

A internet teve um papel central nesse processo de transformação, conectando empresas e profissionais de formas impossíveis no passado (como a videoconferência). Isso possibilitou inclusive que algumas pessoas trabalhem totalmente independentes de um escritório tradicional (como você pode ver em nosso post sobre home office). E é essa conexão que permite que você tenha um escritório virtual, uma solução que abre portas para empresas que não dispõem de uma estrutura mais robusta.

 

Como assim escritório virtual? Ele só existe na internet?

escritório realidade virtual

 

O escritório virtual tem esse nome porque não se trata de um espaço tradicional, onde você terá que pagar aluguel, despesas de manutenção e outros custos comuns a um escritório. Mas ele também não é feito para alocar uma equipe. Trata-se de um endereço comercial ou fiscal (continue lendo para entender a diferença) cedido através de um contrato, que agrega uma série de serviços essenciais e é uma oportunidade de estabelecer contato com seus clientes a partir de um endereço bem posicionado e reconhecido, com vantagem competitiva.

 

Qual é a vantagem de ter um escritório virtual?

 

Hoje é comum encontrar o serviço de escritório virtual em espaços de trabalho compartilhados (coworking), que conseguem oferecer uma estrutura física para o empreendedor receber seus clientes, fazer reuniões e eventos, pagando apenas pelo tempo utilizado. Essas empresas contam com equipe especializada para prestar serviços como gerenciamento de correspondências, atendimento personalizado de chamadas, além de cursos e eventos focados no sucesso do seu negócio, como o Campus Inc Academy.

 

Para quem precisa de um espaço para focar mais na produtividade, também é possível encontrar estações de trabalho como serviço adicional ao escritório virtual, em algumas unidades de coworking. 

 

Qual é a diferença entre endereço fiscal e endereço comercial?

escritório virtual na avenida paulista

Uma das primeiras dúvidas de quem contrata escritório virtual é a diferença entre endereço comercial e endereço fiscal. As duas modalidades têm usos diferentes, embora ambas ofereçam os mesmos serviços adicionais e acesso aos espaços físicos (quando eles existem). Entenda abaixo quais são as diferenças:

 

Endereço Comercial

 

Localização é um fator de decisão, especialmente nas grandes cidades. O endereço comercial é, como o nome diz, uma forma estratégica de se posicionar em um local atrativo para o seu cliente, como meio de promoção. Alguns endereços são especialmente interessantes para empresas de tecnologia, outros para marketing, consultoria, coaching e por aí vai. De uma coisa você pode ter certeza: um endereço famoso no seu cartão de visita vai chamar a atenção.

 

Endereço Fiscal

 

O endereço fiscal está ligado à burocracia de ter uma empresa. Todo CNPJ precisa de um endereço, e nós recomendamos fortemente que você não use o da sua casa, principalmente por motivos de segurança. Ao contratar um endereço fiscal, você recebe o comprovante de endereço do parceiro, que permite abrir ou transferir sua empresa para esse local.

 

Ao contratar um endereço fiscal, automaticamente você tem direito ao usá-lo como endereço comercial e, claro, acessar todos os outros benefícios que a empresa pode oferecer.

 

Quem pode ter um escritório virtual e quais são os benefícios desse serviço?

empresa prestadora de serviços escritório virtual

O escritório virtual é um serviço indicado para empresas prestadoras de serviços, sobretudo aquelas que estão começando e nos casos em que o profissional trabalha remotamente (home office) ou diretamente alocado no cliente. Também é muito útil para empresas que querem expandir seus negócios para uma cidade diferente, sem todos os gastos de abrir uma estrutura física e ter uma equipe alocada naquela região.

 

Como base estratégica de negócios, seu escritório virtual (seja um endereço comercial ou fiscal) poderá contar com diferentes serviços sob demanda, como citamos anteriormente. Entenda melhor cada um deles e como eles podem potencializar o sucesso em cada momento da sua empresa!

 

Gerenciamento de correspondências

 

A partir do momento em que você associa o endereço comercial ou fiscal à sua empresa, o parceiro contratado passa a receber e gerenciar tudo o que for recebido pelo correio, de boletos a entregas. Aqui na Campus Inc, organizamos todas as correspondências diariamente e enviamos notificações por e-mail, com a opção de retirar o material no endereço (pessoalmente ou via terceiros) ou, ainda, receber o documento escaneado, se for o caso.

 

Essa é uma forma muito prática de poupar a caixa de correio da sua casa de toda a movimentação postal da sua empresa e, além disso, ter uma equipe especializada organizando sua correspondência diariamente. Preocupe-se só com o necessário e não deixe nenhuma mensagem importante passar batido!

 

Secretária virtual

 

Uma dificuldade que todo empreendedor de primeira viagem pode encontrar é a divisão entre a vida pessoal e os negócios (a mesma questão de usar o endereço de casa na empresa). Isso também vale para o seu número de telefone. Nós incentivamos que você se dedique ao seu projeto e tenha um contato próximo com seus parceiros e prospects, mas tudo tem um limite, né? 

 

A secretária virtual, ou assistente virtual (não confundir com a Alexa) é uma solução muito acessível para garantir profissionalismo no seu atendimento ao público, que complementa o escritório virtual. Sem a necessidade de contratar uma linha telefônica, você pode criar um número personalizado com qualquer DDD brasileiro e ter suas chamadas atendidas por uma pessoa treinada com o roteiro da sua empresa. Todos os recados são anotados e enviados via e-mail ou WhatsApp e, em alguns casos, existe a opção de transferência de chamada. Tudo isso acontece pela internet, sem fios nem contratos suspeitos.

 

Essa opção, além de associar o profissionalismo de um escritório ao seu negócio, como citamos, vai te poupar tempo precioso e muitas notificações no celular. Saiba mais sobre o serviço aqui.

 

Salas de Reunião

 

A grande vantagem do escritório virtual é poder estar onde é melhor para o seu cliente, sem limitações impostas pelo seu local de trabalho. Escolher um bom parceiro de escritório virtual, com diferentes modelos de sala de reunião, permite que você se programe da melhor forma para receber os seus convidados em um ambiente adequado para a demanda, seja uma reunião séria ou mais descontraída.

 

Na Campus Inc você encontra vários formatos de salas, para acomodar desde pequenos grupos até eventos. O melhor é que você pode usar esses espaços sob demanda, com excelente custo-benefício e agendamento simplificado pelo site.

 

Como contratar um escritório virtual?

 

Como dissemos acima, o escritório virtual é um serviço recomendado para empresas prestadoras de serviços. Se você vai começar um negócio agora, ou deseja transferi-lo, certifique-se de que ele não precisa de inscrição estadual antes de buscar um endereço fiscal. Se ele se encaixar nos requisitos, é só escolher o endereço mais estratégico para a sua empresa, fazer o pagamento e você receberá a autorização (acompanhada da documentação necessária) rapidamente.

 

Se tiver alguma dúvida sobre esse processo, sinta-se à vontade para falar com a nossa equipe de atendimento, no chat aqui embaixo ou via e-mail (felicidade@campusinc.com.br).

 

Networking e novas oportunidades de negócio

 

Não se esqueça que a contratação de um escritório virtual é apenas o começo de uma jornada. Ao se tornar parte de uma comunidade de empreendedores como a Campus Inc, você abre as portas para para um espaço frequentado por centenas de outras empresas, prontas para trocar experiências e colaborar em novos projetos.

 

Aproveite essa chance para encontrar novos clientes e parceiros para alavancar seus negócios, como consultorias e agências de marketing. A comunidade não para de crescer e as oportunidades, também não.

 

Boa sorte e bons negócios, empreendedor. Até a próxima!

 

Continue lendo: 3 dicas para gerenciar o tempo na empresa e crescer rápido

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Guilherme Silva

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